Kurumsal karşılama
Arayanları şirket adınız ve belirlediğiniz iletişim diliyle karşılayın.
Hizmetler
Sanal Sekreterlik
Ofis maliyeti oluşturmadan profesyonel karşılama ve mesaj yönetimi kazanın.
İhtiyacınıza göre planlanan operasyon
Marka dilinize uygun senaryoEğitimli müşteri temsilcisiDüzenli sonuç raporu
Planlı ve ölçülebilir
Sanal Sekreterlik nasıl değer üretir?
Sanal sekreterlik, sabit bir ofis resepsiyonu kurmadan gelen aramaların şirket adınızla karşılanmasını, arayan bilgisinin alınmasını ve mesajların ilgili kişilere ulaştırılmasını sağlar. Hizmet; özellikle toplantı, saha çalışması veya yoğun işlem sırasında telefonlara düzenli yanıt veremeyen ekipler için kontrollü bir iletişim katmanı oluşturur.
Karşılama metni, departman ve kişi listesi, müsaitlik kuralları, acil durum tanımı ve mesaj iletim kanalı başlangıçta belirlenir. Temsilci yetkisi dışında bilgi vermek yerine doğru soruları sorar, görüşmenin amacını kaydeder ve tanımlanan yönteme göre aktarım ya da geri dönüş notu oluşturur.
Hizmet standardı
Operasyonun temel bileşenleri
Eksiksiz mesaj
İsim, iletişim bilgisi, arama amacı ve uygun geri dönüş zamanını düzenli kaydedin.
Kontrollü aktarım
Yalnızca tanımlı kişi, saat ve konu koşulları sağlandığında canlı yönlendirme yapın.
Kesintisiz iş odağı
Ekibiniz toplantı veya saha işine odaklanırken aramaların kayda alınmasını sağlayın.
Operasyon ayrıntıları
Sanal Sekreterlik operasyonunu doğru kurgulamak
Sanal sekreterlikte ilk izlenim neden önemlidir?
Arayan kişi çoğu zaman şirketinizle ilk temasını telefon üzerinden kurar. Açılış cümlesi, şirket adının doğru kullanılması, arama nedeninin kısa sürede anlaşılması ve gereksiz aktarmalardan kaçınılması bu ilk temasın kalitesini belirler. Bu nedenle temsilcinin yalnızca “not alan kişi” değil, tanımlı karşılama akışını uygulayan bir müşteri iletişim noktası olarak konumlandırılması gerekir.
Mesaj almak ile talebi yönetmek arasındaki fark
Bir arayanın adını ve telefonunu yazmak tek başına yeterli değildir. Görüşmenin konusu, aciliyeti, ilgili kişi veya departman, geri dönüş beklentisi ve gerekiyorsa uygun zaman bilgisi aynı kayıtta tutulduğunda mesaj gerçekten kullanılabilir hale gelir. Hangi taleplerin doğrudan aktarılacağı, hangilerinin mesaj olarak bırakılacağı ve hangi konuların şirket içindeki farklı kişilere yönlendirileceği başlangıçta belirlenmelidir.
Çağrı yönlendirme kuralları nasıl kurulmalı?
Her arama otomatik olarak aynı kişiye aktarılmamalıdır. Satış talebi, mevcut müşteri sorusu, tedarikçi görüşmesi, randevu veya acil nitelikli bildirimler için farklı yönlendirme kuralları tanımlanabilir. İlgili kişi müsait değilse arayanın yeniden aramaya zorlanması yerine geri dönüş kaydı oluşturulması müşteri deneyimini daha kontrollü hale getirir.
Mesai dışı sanal sekreterlik
Sanal sekreterlik yalnızca standart mesai saatlerinde kullanılmak zorunda değildir. İşletmenin kendi ekibinin kapalı olduğu saatlerde çağrıların karşılanması, temel bilgilerin verilmesi ve geri dönüş gerektiren taleplerin kayıt altına alınması da planlanabilir. Mesai dışı kapsamın hangi saatleri içerdiği ve temsilcinin hangi bilgileri paylaşabileceği proje bazında netleştirilmelidir.
Hangi işletmeler için uygundur?
Danışmanlık ofisleri, servis işletmeleri, randevulu çalışan şirketler, küçük ve orta ölçekli işletmeler, saha ekipleri bulunan firmalar veya telefon trafiği gün içinde düzensiz olan kuruluşlar sanal sekreterlik modelinden yararlanabilir. Uygunluk yalnızca çağrı sayısına değil, görüşmelerin karmaşıklığına ve temsilcinin yapması beklenen işlemlere göre değerlendirilmelidir.
4 adımda başlangıç
İhtiyaçtan canlı operasyona
Karşılama metni, rehber, müsaitlik ve aciliyet kuralları hazırlanır; mesaj formatı ile aktarım senaryoları deneme aramalarıyla doğrulanır.
İhtiyaç analizi
Sanal Sekreterlik için hedef, hacim, saat ve başarı kriterleri belirlenir.
Senaryo ve sistem
Karşılama metni, soru akışı, yönlendirme ve kayıt alanları hazırlanır.
Eğitim ve test
Temsilciler marka, hizmet ve istisna senaryolarıyla eğitilir; test çağrıları yapılır.
Rapor ve gelişim
Operasyon sonuçları izlenir; kalite geri bildirimleriyle süreç geliştirilir.
Sık sorulanlar
Sanal Sekreterlik hakkında
Teklif öncesinde kapsamı netleştiren temel sorular.
Sanal sekreter şirketimizin adıyla telefonu açabilir mi?
Karşılama metni proje başlangıcında tanımlanır ve temsilci şirketiniz adına belirlenen açılış ifadesini kullanabilir.
Her çağrı doğrudan bize aktarılmak zorunda mı?
Hayır. Arama nedenine göre aktarım, mesaj alma, geri dönüş kaydı veya bilgilendirme gibi farklı sonuçlar tanımlanabilir.
Sadece mesai dışındaki telefonlar için hizmet alınabilir mi?
Çalışma saatleri ve kapsam proje ihtiyacına göre planlanabilir; yalnızca belirli saatleri kapsayan model de değerlendirilebilir.
Arayan kişinin mesajı nasıl iletilir?
Mesajın hangi alanlarla ve hangi yöntemle iletileceği proje başlangıcında belirlenmelidir; doğrulanmamış otomatik entegrasyon vaadi verilmemelidir.
Operasyonunuzu birlikte kuralım
Sanal Sekreterlik için kapsamı ilk görüşmede netleştirelim.
Arama saatlerinizi, ekip rehberinizi ve mesaj beklentinizi paylaşın; şirketinize uygun sanal sekreterlik akışını hazırlayalım.
İhtiyacı paylaşın Modeli belirleyelim Teklifinizi hazırlayalım
Teklif Al