Kişisel verilerin korunması ve işlenmesi politikası
Bu politika, PremiCall bünyesindeki kişisel veri işleme faaliyetleri için ortak ilkeleri belirler, ilgili kişileri bilgilendirir ve şirket içi uygulamalara çerçeve oluşturur.
1 Amaç
Politikanın amacı kişisel veri işleme faaliyetlerinin 6698 sayılı Kanun ve ilgili mevzuata uygun yürütülmesini, işleme süreçlerinin şeffaf olmasını ve verilerin uygun teknik ve idari tedbirlerle korunmasını sağlamaktır.
2 Kapsam
Politika; müşteriler, potansiyel müşteriler, çalışanlar, çalışan adayları, ziyaretçiler, tedarikçiler, iş ortakları, müşteri kuruluşların son kullanıcıları ve PremiCall sistemlerinde kişisel verisi işlenen diğer gerçek kişileri kapsar.
3 Temel ilkeler
PremiCall kişisel verileri hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve gerektiğinde güncel, belirli, açık ve meşru amaçlarla, amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü biçimde ve yalnızca gerekli süre boyunca işler.
4 Veri minimizasyonu
Her süreçte yalnız işin gerektirdiği veri alanları kullanılır. Serbest metin alanlarına gereksiz kişisel veri kaydedilmez; gereksiz kopya, ekran görüntüsü veya dışa aktarma yapılmaz.
5 Hukuki sebep belirleme
Her işleme faaliyeti için Kanun’un 5. veya 6. maddesindeki uygun işleme şartı belirlenir. Başka bir hukuki sebep bulunduğu halde açık rıza varsayılan çözüm olarak kullanılmaz. Açık rıza gerektiğinde belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle alınır.
6 Aydınlatma
Kişisel veri elde edilirken ilgili kişiye veri sorumlusunun kimliği, işleme amaçları, aktarım alıcıları ve amaçları, toplama yöntemi ve hukuki sebep ile Kanun’un 11. maddesindeki hakları hakkında bilgi verilir.
7 Veri sorumlusu ve veri işleyen ayrımı
Müşteri adına yürütülen her yeni çağrı merkezi projesinde rol analizi yapılır. Veri sorumlusu müşterinin talimatları, veri kategorileri, erişim rolleri, alt işleyenler, ihlal bildirimi, saklama, iade, imha ve denetim hükümleri yazılı hale getirilir.
8 Özel nitelikli kişisel veriler
Özel nitelikli veriler yalnızca Kanun’un 6. maddesindeki uygun şartlar mevcutsa ve gerekli ek güvenlik tedbirleri alınarak işlenir. Erişim mümkün olan en dar yetki grubuyla sınırlandırılır.
9 Aktarım
Yurt içi aktarımlar Kanun’un 8. maddesine, yurt dışı aktarımlar Kanun’un 9. maddesine uygun yürütülür. Yurt dışı aktarımında uygun aktarım mekanizması ve güvence belirlenmeden fiili aktarım başlatılmaz.
10 Saklama ve imha
Saklama süreleri işleme amacı, yasal gereklilik ve sözleşmesel yükümlülüklerle ilişkilendirilir. Mevcut süreçlerde teklif ve potansiyel müşteri kayıtları 12 ay, işe alınmayan adayların başvuru ve CV kayıtları 3 ay, olağan kamera görüntüleri 7 gün saklanır. Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği kapsamındaki işlemlere ilişkin kayıtlar üç yıl muhafaza edilir. Diğer çağrı kayıtları proje, sektör mevzuatı, sözleşme ve veri sorumlusunun yazılı talimatına göre belirlenen gerekli süre boyunca tutulur. Süresi dolan veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir; veri işleyen olunan projelerde veri sorumlusu müşterinin talimatı esas alınır.
11 Erişim ve yetkilendirme
Kişisel verilere erişim görev gereği bilme ve en az yetki ilkelerine göre tanımlanır. İşten ayrılma veya görev değişikliğinde erişimler gecikmeksizin gözden geçirilir ve gerektiğinde kapatılır.
12 Güvenlik
Risk seviyesine göre güçlü kimlik doğrulama, erişim loglama, yedekleme, zararlı yazılım koruması, ağ güvenliği, şifreleme, güncelleme ve yama yönetimi, fiziksel güvenlik, güvenli silme ve personel farkındalık tedbirleri uygulanır.
13 İhlal yönetimi
Kişisel veri ihlali şüphesi derhal yetkili kişilere bildirilir. Veri sorumlusu olarak hareket edilen olaylarda gerekli hukuki bildirim süreçleri; veri işleyen olunan olaylarda ise müşteri veri sorumlusuna sözleşmede belirlenen süre içinde gecikmeksizin bilgi verme süreci işletilir.
14 İlgili kişi hakları
Başvurular kimlik doğrulaması yapılarak kayda alınır, ilgili birimlerden bilgi toplanır ve yasal süreler içinde cevaplanır.
Başvuru yöntemlerini ve gerekli bilgileri inceleyin15 Eğitim ve denetim
Kişisel verilere erişen çalışanlara düzenli farkındalık ve eğitim sağlanır. Kritik süreçler risk esaslı olarak gözden geçirilir ve gerekli iyileştirmeler takip edilir.
16 Güncelleme
Politika mevzuat, sistem, iş modeli veya veri akışlarında önemli değişiklik olduğunda güncellenir. Güncel sürüm internet sitesinde yayımlanır.